“领导突然在开会时，让我做会议纪要，我该怎么办呢？”

这明显是一个“在线等、很急”的问题；而且，对我来说，这是一个很有画面感的一个问题，因为这种情况非常常见。

如果说感觉的话，应该是“突然被安排了重要任务”的感觉——这说明，老板突然意识到这个会议的重要性，并且，正好你合适做会议纪要这份工作。

总之呢，左看右看，都是一个机会。

这个时候怎么办？当然是打起精神好好记会议纪要啦，具体怎么记呢？

第一步：尽可能全面、准确的记录会议上的各个发言，特别是认真领会领导的主旨意图。

在会场上突然被要求写会议纪要，如果你是第一次、从来没有写过会议纪要，可能会有些紧张，害怕自己不会写、完不成任务之类的。但这个时候可不是想这些的时候，你需要做的只有一件事，就是——尽可能全面、准备的记录会议上的各个发言，特别是认真领会领导的主旨意图。

那么，关于如何记录全面，有以下建议：

1. 如果被允许的话（有的时候不允许），可以及时打开手机的录音功能，进行录音。但是，切记！这只是辅助手段，不要过于依赖，一方面可能声音质量有问题；另一方面，当时在会场上的你领会会议内容最重要，录音就是为了查漏和确认。

2. 认真记录每位发言者的发言。我个人的习惯是先写发言人的姓名，然后写他说的话，然后再第二个人发言的时候，空两行再接着写第二个人的。这是因为，很多时候，大家会围绕一个话题讨论，各自发言的部分单独记就好，但是领导有指示的地方可以及时补在那个发言人的下边，这样方便到时候整理。

3. 如果参加会议的时候本来就是带着笔记本电脑而且你打字速度比较快，那么，领导同意的话也可以用笔记本；如果平时习惯于用手机记录，也是可以的，但需要保证自己手机的打字速度，且一定要选择可以实时保存录入内容的软件做记录，不要误操作给删除了。

4. 特别重要：会议纪要不仅仅是把大家的说的话完完整整记录下来就好了。在边听边记的同时，一定要理清楚整个会议的条理：我们正在讨论什么事，不同的人有什么不同的观点，领导是怎么要求的？这些主线不掌握，记得再全也没什么用。

第二步：按照公司常用会议纪要行文格式和风格，整理会议纪要的内容。

在会议完成之后，接下来就是具体写会议纪要啦，千万别把你当时拉拉杂杂记录的文字不加处理的发过去，那不是会议纪要！这个时候，不用着急下笔，如果是第一次写会议纪要的话，最好问问公司的同事（特别是行政部或者办公室），有没有会议纪要的格式或者之前的会议纪要参考参考。

所谓“磨刀不误砍柴工”，这一步非常重要，很多公司都有自己固定的行文格式和风格，而这并没有好坏之分，就是个习惯的问题，会让提交的内容让别人看着更舒服。就像《令人心动的offer》里，在被要求写一份法律分析报告之后，梅桢主动请教报告的格式，就受到了大家的一致好评。

那么，在具体写的时候需要注意几个要点：

一是，会议纪要不是会议记录，不要按照时间顺序把每个人说的话原封不动的抄下来。这里，虽然记会议内容的时候按照人来记录，但整理成会议纪要的时候，建议按照事情来整理，这样条件就会更顺一些。

二是，对于会议上没有听清楚的内容，不要自己憋着冥思苦想，可以主动跟相关的与会人员进行确认。特别是，在会上我们可能会听到一些专有名词（可能是业务领域的专有名词，也可能是人们的习惯说法），是我们不熟悉的，一定在会后弄清楚。比如，有一次，在会上领导说了好几遍“被穿刺”，我就完全搞不懂，这是做手术了吗？会上肯定没办法具体问，在会后才了解到，其实是被相关管理机构问询的意思。

三是，会议纪要有时效性。在会后整理会议纪要的时候，一定要跟领导确认一遍时间要求，一般来说，最晚也得在三天之内完成会议纪要的签发（包括领导审核及修改时间），而且，“趁热”写也更好写，如果领导没有特别要求，也最好是在第二天下班前完成初稿给到领导，不要一直拖。

第三步： 整体再复核一遍，然后提交给领导审阅。

按照上述步骤完成会议纪要的初步整理以后，需要再复核一遍：第一，再看一遍会议纪要的内容，是否能够把会议讨论的主要事项、主旨、要求、安排表达清楚，以及是否有遗漏或者偏颇之处。以下要点，如果会议上讨论了，那么你的会议纪要一定要写清楚：

决定（这种话通常是领导说的）

计划，特别涉及到时间节点、任务节点。

分工，指定谁做什么

第二，再看一遍行文格式是否有漏项，内容是否有错别字，整体排版是否美观。然后，就可以提交领导审阅啦，这一步也很关键哦！在领导审阅签发之前，会议纪要的原文内容不要发给与会人员，个别部分可以咨询对方是否合适，但全文不要发，以免跟最后下发的版本有混淆之处。最后，在完成会议纪要之后，再啰嗦两句。

写会议纪要确实是很多人会头疼的一件事，因为，它需要很好的文字表达能力、逻辑归纳能力以及沟通协调能力，当然还包括做事的细致、认真。当领导突然安排你写会议纪要的时候，可能是领导觉得你有这个能力，也可能是现场只有你的身份合适（一般写会议纪要的是列席人员），但不管是哪种情况，对于职场新人来说，这都是一个锻炼的机会。

所以，不要犹豫和害怕，按照以上步骤认真地完成一份合格的会议纪要，对你的职业发展绝对是加分项。

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