【宁晋招聘】如何正确地执行工作?
在上周《如何正确地接受工作》一文中,我们谈及了一项任务完成的“全生命周期”——接受、完成、报告,共计三个阶段。
通过“受命四要素工作法”(这其实是一个方法论)和“5W2H”(这其实是一个具体的工具),讲述了在工作中作为一名下级,应该如何正确地接受工作,以及这样做的好处(比如对下一阶段执行的保障,比如由此赢得的信任等)。
“好的开始,是成功的一半。”
那另一半呢?
接受完工作,就是执行工作了。
所以,书接上回——“从坟墓中爬出来总共有三步:接受工作、执行工作、报告工作”,今天我们讲第二步——如何正确地执行工作。
执行工作的衡量标准,并不只是“做完”,应该是“按时按质”做完。
客观地讲,这并非完全取决于执行者本人的能力。
在《从平庸到优秀》这本书的《导读:三生万物 小即是大》中,我谈了自己关于“组织能力”的观点;所以我们执行者作为个体,在执行工作的过程中,一定要非常清醒地认识到一点——我们是在组织这个平台上和系统中在执行工作,它看似有很多要求约束,实际上是有许多支撑和保障。
具体来讲,“制度、流程、机制”是一个管理铁三角,它既可以成为一个组织一个部门系统的设计,也可以成为一个个体一名执行者重要的依据。
依据组织的这些要求去老老实实执行工作,不会出低级问题,不会犯低级错误,基本上确保可以按时按质完成任务。
所以,“事中,按照依据执行工作”,就是“成功的另一半”。
那么具体怎么做呢?
一、每日一学
【四依据工作法】
1.内容:
①依据制度
②依据流程
③依据数据
④依据变化
2.释义:
事中,即在执行工作过程中,清楚并执行制度、流程,掌握变化趋势,以事实为依据,把事情一次做到位。
具体表现如图:
3.案例:
未依据制度执行
①案例描述:2018年12月份,公司安全管理部门在确认中层管理人员“安全三级巡检”工作开展过程中,发现现场一名科长,在无原因且未反馈的情况下,有4次未依据三级巡检开展要求执行巡检工作。
②制度要求:《安全生产职能职责》6.6条款要求:各级管理人员开展安全隐患检查;《安全三级巡检规定》:各厂部科级领导,每天对巡检区域,开展一次安全巡视,当班下班前完成。
③事件结果:对责任人进行通报批评,并依据制度要求进行处理。
未依据流程执行
①案例描述:2018年11月份,焊装车间在库房领取劳保用品时,未按照物资领用签批流程执行,签字环节,未找车间预算员签字便领出了物料。
②工作流程:
③事件结果:由于领料时未经预算员签字确认,造成预算员未掌握车间实际预算发生数据,未及时进行数据更新,导致预算发生数据出现差异。
未以数据为依据
①案例描述:2018年3月份,后勤管理部门策划为现场发放报刊架,方便员工休息时阅读公司报刊。后勤管理部门统一采买了12个架子,每个车间放置4个,结果分发到现场后不能满足实际使用需求。
②实际数据:现场共计有班组数量43个,12个报刊架放到现场,平均3-4个班组1个报刊架。以其中一个区域的为例,该区域有3个班组73名员工,而现场仅安放1个报刊架,放置75份报纸,且报刊架与其中一个班组较近,另外两个班组较远,在仅有的15分钟休息时间内,根本不能有效保障这两个班组员工的阅读。
③事件结果:报刊架未依据现场数据进行采买,分发到现场后不能满足使用需求,导致工作执行者被领导批评,报刊架进行二次采买。
未依据变化趋势
①案例描述:2018年9月份,由于天气温度较高,公司为了对现场员工表示慰问,每天给现场员工发放1根冰棍,然而,有一天下雨,室外温度较低,而公司依然按照发放的频次为现场准备了大量的冰棍,结果发放到现场后很多员工都不需要,造成大量的冰棍浪费。
②变化趋势:天气发生变化,温度骤降,员工对于这种冰凉的食物缺乏兴趣和需求。
③导致结果:大量的冰棍发放到现场后,现场员工不想吃,而公司又未及时进行对策及回收,导致大量冰棍被丢弃,产生浪费。
“四依据工作法”是一个方法论,其本质是“有依有据,远离随意”。
我选取的制度、流程、数据和变化这四个要素,只是根据我自己工作的经历和岗位的特性,观察和统计分析自己及自己下属在执行工作中的具体失效,从而得出的一个结论。
大家在运用时,可以根据自己的实际情况变成“三依据”或“五依据”。总之,核心是个人能力要有效吸收组织能力中有益的部分,这既是对完成任务的一种保证,也是对自我保护的一种责任。
“出师未捷身先死”,不是一种值得提倡的悲壮。
最后着重提醒一件事。
“制度、流程、数据、变化”,这四个极其重要的依据,如果你用心观察和整理,自己其实都可以得到。
我们在执行工作中出问题的概率是最大的,但出问题并不可怕,也只是现象;我们应该反思和分析为什么会出问题。
比如违反了制度和流程的要求,那证明我们可能不太清楚这些要求。
是公司没有培训到位?
是自己没记清楚?
是想查阅但文件不易获取?
还是自己根本就缺乏规范意识过于随意?
数据和变化也是同理。
在此,推荐给大家一个方法——
“文件夹管理法”。
就是根据自己的岗位职责(基本上界定了我们大部分的工作和任务),把自己工作相关的制度、流程、数据和记录,建一个层次分明、易于获取并查阅使用的文件夹。
在开始具体工作前,或接受一项具体任务后,先查看这项工作或任务的具体的工作流程(我把也它称之为“作业要领书”),然后按照其中要求规定的内容、步骤、注意事项,去老老实实执行。
这个“具体的工作流程”(或者“作业要领书”),自己要定期及时完善,把坏的教训和好的经验及时完善进去,确保自己下一次可以更好更快地完成任务。
一些工作的模板和检查表,也作为“文件夹”的一部分,这应该是你用血换来的教训,确保自己绝不出错,确保自己比别人快几倍的效率去完成一份通知、一份总结。
要是效率和质量总是和别人一样,你怎么能当上“王者”?
这个“文件夹管理法”今天先简单讲这些,以后我们再专题交流。
因为我们今天的重点是“先爬出坟墓”。
爬出坟墓总共三步:接受工作、执行工作、报告工作。
不知道通过这两周对“接受工作”和“执行工作”的学习,你是否闻到了外面世界的花香,看到了外面世界的一丝光亮?
——杨铁梁《从平庸到优秀》
二、每日一行
1. 请把您认同的部分内容或观点,首先分享给自己生命中重要的人。
2. 重要内容做好记录或收藏,因为我们很快会忘记。
3. 有适宜机会,用多种方式和身边人探讨交流,相互帮助相互启发。
4. 认为必要的改变,一定要制订个人提升计划,从目标到行动,有日程可测量,把“想”做的事,变成生活的一部分时,才会变成真正的“行动”。
5. 定期回头学习,“学而时习之,不亦说乎?”,会持续提升自己的学习能力,而这一能力至关重要。
6. 定期总结,确认自己的提升计划,给自己鼓励和奖赏,持续改进。
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